В марте 2016 года внесены изменения в сроки хранения кадровых документов по личному составу. Федеральный закон от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ уточняет, что 75-лет нужно хранить документы, которые были созданы до 2003 года. В зависимости от вида и срока хранения приказы (распоряжения) организации классифицируются на: 1) приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно).
Записи вебинаров
- Общая информация о хранении документов
- Зарплатная ведомость
- Сколько нужно хранить документы по зарплате в 2021 году
- Срок годности документов
Какие сроки хранения документов нужно соблюдать
Документы по заработной плате храните в организации не менее установленного срока. Для приказов по выплатам сроки хранения варьируются от 6 до 75 лет. В статье актуальные сроки хранения приказов по заработной плате и образцы на 2024 год. ** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. Что из этого достаточно сделать для дел со сроком хранения до 10 лет, а что «нужно добавить» для дел с более длительными сроками хранения. Даем алгоритм действий в этой ситуации и образцы отражения особенностей дела в учетных документах.
Какие бывают сроки хранения кадровых документов
Ответственность наступает за невыполнение порядка и сроков хранения документов на бумажном носителе и электронных документов ЭДО [6]. Виды нарушений в части порядка и сроков хранения документов, за которые наступает ответственность в соответствии с законодательством РФ включают: нарушение порядка и сроков хранения документов; отсутствие первичных документов; похищение, уничтожение, повреждение и сокрытие документов [6]. Ответственность за указанные виды нарушений может быть наложена как на юридическое лицо, так и на его должностных лиц. В частности, в соответствии с действующими на сегодня норами законодательства ответственность может быть: административная ответственность возможна согласно КоАП, в том числе: o согласно ст. Ответственность за него предусмотрена ст. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета. Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода — штраф 10 000 руб. Согласно п. Это - штраф до 200 000 руб.
За непредставление официальных документов, штампов, печатей налоговой службе ст. Это — штраф в размере от 100 000 руб. При смене руководителя организации должна быть обеспечена передача документов бухгалтерского учета.
Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств. Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты. В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации. Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Прочие первичные документы Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы: трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда; приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада; заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы; приказы на выплату премий и бонусов; листки нетрудоспособности; заявления и приказы на командировки; заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении; прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.
Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета. Сроки хранения отдельных документов по оплате труда Добрый день! На «клерке» я нашла очень хорошую шпаргалку по кадровой «первичке». Предлагаю вам полный перечень, очень понятный, надеюсь пригодится: Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05. Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов: 1. Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника Т-1 или группы сотрудников Т-1а.
Срок хранения 75 лет. Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора. Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя. Срок хранения 3 года. Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников. Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 5 лет. Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса. Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Заполняется на основании служебного задания форма Т-10а. Срок хранения 5 лет при долгосрочных зарубежных командировках — 10 лет. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда.
Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку форма Т-9 и заверяется принимающей стороной. Срок хранения 5 лет при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 75 лет.
Кадровые документы со сроком хранения 3 года В 2018 году можно уничтожать следующие документы по личному составу, закрытые по 2014 г. Кадровые документы со сроком хранения 1 год В 2018 году можно уничтожать документы по личному составу, закрытые по 2016 г. Рудина, генеральный директор, ресурс www.
Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников — 75 лет. Свидетельства переоценки основных фондов, имущества — на протяжении всего срока деятельности организации. Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, — 10 лет. Акты о передаче прав на недвижимость — на протяжении всего срока работы предприятия. Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет. Порядок хранения документации Хранить бухгалтерские бумаги можно следующими способами: В собственном архиве. Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг. Вне офиса. В этом случае документы передаются на хранение в архивную компанию. Это выгодный вариант по многим причинам: в помещениях таких компаний есть все условия для хранения документов, не потребуется выделять комнату под бумаги. Выбор конкретного метода зависит от финансовых возможностей предприятия и нюансов ведения документооборота. Причины увеличения и сокращения срока хранения документов Срок хранения документации может быть продлен в следующих случаях: Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
Изменение сроков хранения документов
| Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов | Что из этого достаточно сделать для дел со сроком хранения до 10 лет, а что «нужно добавить» для дел с более длительными сроками хранения. Даем алгоритм действий в этой ситуации и образцы отражения особенностей дела в учетных документах. |
| Cрок хранения документов по заработной плате | Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет. |
| Хранить нельзя выбросить: срок хранения кассовых документов в организации | 3.3.3 отраслевого перечня. |
| Систематизируем кадровые документы | Если бизнес закрывается, документы, срок хранения которых не истёк, нужно передать в сторонний архив (п. 10 ст. 23 закона № 125). В законе говорится только об организациях в процессе ликвидации или банкротства. |
| Меняются сроки хранения кадровых документов | Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат. Организации. |
Срок хранения банковских документов в 2024 году с учетом изменений
- I. Общие положения
- Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов
- СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДОКУМЕНТЫ ИСХОДЯ ИЗ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
- Сроки хранения банковских документов в 2024 году (таблица)
- Про хранение документов
Зарплатная ведомость
В 2021 году действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов. Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Сроки хранения документов по зарплате с 2020 года по приказу Росархива № 236. Таблица сроков хранения зарплатных документов. Приказом Минкультуры РФ № 558 от25.08.10 г. утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости. Они могут иметь различные сроки хранения. Если бизнес закрывается, документы, срок хранения которых не истёк, нужно передать в сторонний архив (п. 10 ст. 23 закона № 125). В законе говорится только об организациях в процессе ликвидации или банкротства.
Сроки хранения отчетности в организации
Отличие: в штатных расстановках конкретно указываются Ф. Кадровые документы со сроком хранения 5 лет В 2018 году можно уничтожать следующие документы по личному составу, закрытые по 2012 г. Кадровые документы со сроком хранения 3 года В 2018 году можно уничтожать следующие документы по личному составу, закрытые по 2014 г.
У аудиторской организации или индивидуального аудитора - в течение 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы. Регистры бухгалтерского учета главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок Инвентарные карточки учета основных средств До ликвидации организации Документы справки, акты, обязательства, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет Отдельные сроки для хранения разных документов в организации Сколько хранить правоустанавливающие и корпоративные документы Для учредительных, а также правоустанавливающих документов существуют особые сроки хранения.
Постоянно хранятся: любые документы, которые имеют отношение к регистрации юридического лица например, заявления, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о регистрации юридического лица, о ликвидации организации и т. Локальные акты о коллегиальных, исполнительных и других органах компании хранят постоянно; правоустанавливающие документы свидетельства и сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрацию фирменного наименования, знаков обслуживания. Кроме того, компания постоянно хранит документы о структурных подразделения, филиалах и представительствах: уведомления об их учреждении, локальные акты, которые регулируют их работу. Также постоянно хранят локальные акты о введении режима коммерческой тайны. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше или на постоянной основе. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.
Скачайте также Акт приема-передачи архивных документов на хранение Образец в формате doc Сколько хранить налоговые документы Многие документы должны быть в сохранности в течение 5 лет. Однако период хранения конкретного налогового документа зависит от его вида. Срок хранения считают с 1 января после окончания года или другого налогового периода, когда документ последний раз понадобился для определения сумм налоговых отчислений.
Для этого нужно составить акт, где вы перечислите что собственно уничтожаете. А знаете зачем? Чтобы если кто-то попытается вытрясти из вас акт восьмилетней давности, например, вы могли предоставить подтверждение уничтожения документов. Что и каким способом вы бы не уничтожали — все записывайте. Форм актов и приказов на уничтожение если у вас в компании все плевки приказами оформляются масса в интернетах, так что прикладывать не буду. Вот вижу и ничего не могу с собой поделать — сразу начинаю перебирать.
Меня раздражает, когда я не знаю что у меня есть, как я могу ответить на внешние запросы и т. Вот как будто голова изнутри чешется. Поэтому у меня есть целая система учета и хранения, которую я постаралась кратко и сжато описать. Да, в каждой компании приходится потратить до десяти месяцев на организацию системы хранения, но это дает уверенность. По поводу копий паспортов. В России набирает обороты воровство персональных данных и по этому поводу ко мне уже несколько раз приходили с обвинениями о том, что я организация в моем лице допустила утечку, из-за которой оформился кредит-ипотека-рабство, украли личность и пр.. И изматывающие суды мне заменило короткое предоставление актов об уничтожении копий паспорта посредством шредера и последующей передачи на вторичную переработку. Я в домике, так сказать. Я искренне надеюсь, что этот материал кому-то поможет и буду рада ответить на вопросы.
После сдачи в архив недопустимо расшивать дела и доставать оттуда листы. Пользоваться можно только всей папкой, не нарушая ее целостность. Кадровые документы обычно находятся в помещении службы по работе с персоналом.
Поэтому в нем нужно установить несгораемый сейф для хранения личных дел и трудовых книжек. С 2021 года начнется постепенный переход на электронные трудовые книжки. Но, скорее всего, многие сотрудники предпочтут сохранить привычные бумажные книжки. Поэтому кадровикам по-прежнему будет необходимо заниматься их хранением.
Нередки случаи, когда у компании нет помещения для хранения бумаг или же очень много документации. В такой ситуации можно воспользоваться услугами внешнего архива. Эти специализированные организации не просто предлагают место для хранения, но и проводят все необходимые мероприятия — от подшивки документов до их уничтожения. Стоимость услуг зависит от объема документов и тех работ, которые потребуется дополнительно с ними провести.
Минимальный тариф на хранение документов начинается от 2 000 рублей в месяц. Что делать с документами после ликвидации бизнеса Срок «жизни» бизнеса может быть намного меньше срока хранения документов. Если юридическое лицо или ИП ликвидируется , то документы, подлежащие хранению, необходимо сдать в архив. Можно воспользоваться услугами любого архива — как муниципального, так и частного.
При большой загруженности учреждение может отказаться принимать документы небольшого срока хранения например, налоговую документацию. В этом случае учредители должны самостоятельно обеспечить сохранность бумаг до окончания установленного срока. Но документацию длительного срока хранения более 10 лет , а к ней, в основном, относятся кадровые документы, архив точно примет. Кроме того, ликвидационная комиссия обязана закончить все дела организации, в том числе и позаботиться о документации.
Если этого не сделать, то ликвидаторы могут быть привлечены к административной ответственности по ст. Штраф для должностного лица в данном случае составит от 2,5 до 5 тыс. Что будет, если нарушить порядок работы с документами Некоторые бизнесмены считают, что необязательно строго соблюдать сроки хранения документов, ведь это «внутреннее дело» компании.
Зачем нужно хранить расчетный листок?
- Новые сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета в 2021 году в организации
- Записи вебинаров
- Сроки хранения кадровых документов - Резерв Cтолица
- Зачем нужно хранить расчетный листок?
- Новый срок хранения документов по заработной плате в году
- Сроки хранения кадровых документов
Таблица с новыми сроками хранения документов в 2022 году
Срок хранения. Норма законодательства. Бухгалтерская отчетность и учетные регистры. В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота. Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выбросить раньше срока. Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.
Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов
Отчётность, содержащую сведения персонифицированного учёта, хранят: в бумажном виде — не менее 6 лет; в электронном — не менее 75 лет. Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью ЭП , что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п. Плательщики страховых взносов обязаны хранить документы, на основании которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст.
Исключения составляют: Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года. Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство. В нём закреплён перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.
Согласно этой форме выплаты могут проводиться нескольким сотрудникам отделу, цеху, филиалу по одной ведомости. Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части. Вторая часть — табличная. В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты. Общепринятая форма таблицы — это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма после всех необходимых взысканий , пустая графа для подписи получателя зарплаты. Каждому документу свой срок хранения Один год должны храниться месячные отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статической отчетности.
Три года должны храниться квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности. В течение 5 лет хранят первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных с указанием сроков их использования должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Десять лет хранят годовые отчеты организаций, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 минус Влет, где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Глава II. Основные требования к ведению бухгалтерского учета Бухгалтерская документация и регистрация Архивное дело в РФ регулируется федеральными законами, перечнями архивных документов, нормативно — правовыми актами. Обязанность хранения и ответственность за сохранность документов возлагается на учреждения или физическое лицо, в ведении которых находятся те или иные документы. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости. Они могут иметь различные сроки хранения: хранение до 10 лет; хранение определенное время после замены новыми нормативными актами и т. Начало исчисления срока обычно начинается с начала следующего календарного года после окончания делопроизводства документа. Для ряда документов установлено иное исчисление сроков. Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов. Табель график учета рабочего времени хранят 5 лет.
Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве. Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию. Данное право необходимо подтверждать справкой о наличие льготного стажа, которая выдается на основании документов первичного учета Сроки хранения кадровых документов В существующем Перечне раздел 8 «Кадровое обеспечение» обозначен срок хранения документов личного состава. Такие документы как графики отпусков и проведения аттестации хранятся один год. Такой же срок хранения резюме и других документов соискателей вакансий не принятых в последствие на работу. Данные сроки хранения кадровых документов распространяются на переписки по ведению воинского учета и спискам военнообязанных. Пять лет хранятся некоторые документы, не включенные в личные дела, такие как служебные записки, докладные, справки, выписки из приказов и др. Командировочные удостоверения имеют тот же срок хранения, за исключением удостоверений работников Заполярья и других северных районов. На них распространяется срок в 75 лет.
Такой подход обусловлен досрочным назначением пенсии.
Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге. Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.
При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте. То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива. Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя.
Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде. Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации. Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании.
Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами: на бумаге под роспись лично в руки; в электронном виде на почту; в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения. Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя. Срок предоставления по законодательству Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц.
Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период. Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц. Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств.
Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях. Порядок передачи под роспись Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись. Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру.
Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки — в бумажном под роспись, в электронном или ином виде. Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате. Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами: утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении; завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении; внести росписи сотрудников в платежную ведомость.
Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате. Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта? Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.
Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись. Законно ли отправлять по электронной почте? Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.
Может ли предприятие демонстрировать листки другим сотрудникам? Статья 88 Трудового кодекса РФ говорит о поддержании конфиденциальности при передаче персональных данных сотрудников. Работники, которые имеют доступ к персональным данным штата сотрудников, должны быть ознакомлены под роспись с положением о конфиденциальности персональных данных.
Демонстрация информации о сотруднике другим лицам без его письменного согласия запрещено законом. Передача листков через третьих лиц, не подписывающих ознакомление с положением о поддержании конфиденциальности персональных данных, может быть расценена как не правомерное действие. Срок хранения Нужно ли по закону хранить в организации листы со сведения о составляющих частях заработной платы сотрудников?
При этом действующее законодательство не предусматривает надобности хранения копий расчетных листков. Для предоставления инспекторам уведомления о зарплате следует создавать в двух экземплярах, и второй из них работодатель оставляет себе.
Не менее 5 лет Статья 382 Перечня Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в отсрочке по налогам, акцизным и другим сборам расчеты, заявления, решения, переписка и др. Не менее 5 лет Статья 384 Перечня Документы об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг акты сверок, справки и др. Не менее 5 лет Акты-справки о погашении налогов задолженности векселями Не менее 5 лет после погашения налогов Статья 386 Перечня Документы о проведении проверок ревизий и их результатах Документы о проведении в организации проверок и ревизий за исключением проверок, указанных в статье 402 Перечня Не менее 10 лет, а по внутренним проверкам — не менее 5 лет Статьи 173 и 174 Перечня Переписка о выполнении решений, предписаний, актов, заключений проверок ревизий Не менее 5 лет Статья 178 Перечня Документы о проведении проверок ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, включая налоговые проверки и проверки ревизии кассы протоколы, акты, справки, переписка и др.
Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки
| Какие бывают сроки хранения кадровых документов | В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота. |
| Сроки хранения приказов по личному составу: разъясняет эксперт ГИТ | Работодатель на основании действующего Перечня издает приказ о сроках хранения документов, которым руководствуются исполнители и специалисты, назначенные ответственными за соблюдение сроков хранения документов в организации. |
| Хранение документов: изменения сроков с февраля года | Документы по заработной плате храните в организации не менее установленного срока. Для приказов по выплатам сроки хранения варьируются от 6 до 75 лет. В статье актуальные сроки хранения приказов по заработной плате и образцы на 2024 год. |
| Ведомости зарплатные сколько хранится | • командировочные удостоверения после возвращения из командировки (ст. 668 (1) Перечня), кроме командировок в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности (срок хранения — 75 лет). |
Хранить нельзя выбросить: срок хранения кассовых документов в организации
Далее членами комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, у которых истек срок хранения. В акте указываются следующие данные: наименование документов период их составления срок хранения Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. После этого документы, указанные в акте, уничтожаются. Документы можно уничтожить следующими способами: самостоятельно — например, с помощью шредера; в акте делается отметка о способе уничтожения документов и утверждается руководителем с помощью сторонней организации, занимающейся уничтожением документов — в этом случае документы ей передаются по реестру, в котором указывается наименование, количество и вес документов; акт об уничтожении переданных документов составляет сторонняя организация и передает его организации-заказчику Проверьте контрагентов, чтобы не получить блокировку счета.
Теперь это пять лет вместо 75 ст. Новые сроки хранения документов о закупках по Законам N 44-ФЗ и 223-ФЗ: Бессрочно придется хранить положения регламенты о контрактных управляющих, контрактной службе, закупке п. Планы-графики будут хранить только три года п. Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение трех лет независимо от объекта и объема закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников. Для закупок по Закону N 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы п. Для контрактов и договоров срок хранения останется прежним — пять лет. Теперь такой срок установлен для всех закупок, а не только для крупных п.
Сократили срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит три года п. Реестры закупок, совершенных без заключения контракта, будут хранить до ликвидации организации п. Сроки хранения документов, связанных с противодействием коррупции: Документы, полученные от служащих и работников Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство. А вот различные уведомления должны храниться пять лет.
Для этого нужно составить акт, где вы перечислите что собственно уничтожаете. А знаете зачем? Чтобы если кто-то попытается вытрясти из вас акт восьмилетней давности, например, вы могли предоставить подтверждение уничтожения документов. Что и каким способом вы бы не уничтожали — все записывайте. Форм актов и приказов на уничтожение если у вас в компании все плевки приказами оформляются масса в интернетах, так что прикладывать не буду. Вот вижу и ничего не могу с собой поделать — сразу начинаю перебирать. Меня раздражает, когда я не знаю что у меня есть, как я могу ответить на внешние запросы и т. Вот как будто голова изнутри чешется. Поэтому у меня есть целая система учета и хранения, которую я постаралась кратко и сжато описать. Да, в каждой компании приходится потратить до десяти месяцев на организацию системы хранения, но это дает уверенность. По поводу копий паспортов. В России набирает обороты воровство персональных данных и по этому поводу ко мне уже несколько раз приходили с обвинениями о том, что я организация в моем лице допустила утечку, из-за которой оформился кредит-ипотека-рабство, украли личность и пр.. И изматывающие суды мне заменило короткое предоставление актов об уничтожении копий паспорта посредством шредера и последующей передачи на вторичную переработку. Я в домике, так сказать. Я искренне надеюсь, что этот материал кому-то поможет и буду рада ответить на вопросы.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Глава II. Основные требования к ведению бухгалтерского учета Бухгалтерская документация и регистрация Архивное дело в РФ регулируется федеральными законами, перечнями архивных документов, нормативно — правовыми актами. Обязанность хранения и ответственность за сохранность документов возлагается на учреждения или физическое лицо, в ведении которых находятся те или иные документы. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости. Они могут иметь различные сроки хранения: хранение до 10 лет; хранение определенное время после замены новыми нормативными актами и т. Начало исчисления срока обычно начинается с начала следующего календарного года после окончания делопроизводства документа. Для ряда документов установлено иное исчисление сроков. Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов. Табель график учета рабочего времени хранят 5 лет. Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве. Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию. Данное право необходимо подтверждать справкой о наличие льготного стажа, которая выдается на основании документов первичного учета Сроки хранения кадровых документов В существующем Перечне раздел 8 «Кадровое обеспечение» обозначен срок хранения документов личного состава. Такие документы как графики отпусков и проведения аттестации хранятся один год.
Сроки хранения документов
Книги покупок, книги продаж Не менее полных 5 лет с даты последней записи Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02. Не менее 5 лет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН Не менее 10 лет Статья 401 Перечня Документы об уплате налогов сборов Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, сведения о задолженностях по ним расчеты, сводки, справки, таблицы, переписка и др. Не менее 5 лет Статья 382 Перечня Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в отсрочке по налогам, акцизным и другим сборам расчеты, заявления, решения, переписка и др.
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др. Документы о приеме выполненных работ акты, справки При условии завершения ревизии проверки.
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения Документы акты, сведения, переписка о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др. Переписка о выдаче и возврате ссуд Документы справки, акты, обязательства, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях Документы протоколы, акты, расчеты, заключения о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации Документы заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей Договоры, соглашения кредитные, хозяйственные, операционные , договоры имущественного страхования, с аудиторами аудиторскими фирмами 5 лет после истечения срока действия договора соглашения. Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица Документы протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей При условии завершения ревизии проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения Документы счета, справки, переписка и др.
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы кроме доверенностей хранятся 75 лет Переписка о выплате заработной платы. Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов. Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий.
Документы копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности Документы заявления, решения, справки, переписка об оплате учебных отпусков Срок хранения документов по заработной плате 05. Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму платежной ведомости Т-53. Согласно этой форме выплаты могут проводиться нескольким сотрудникам отделу, цеху, филиалу по одной ведомости. Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части.
Вторая часть — табличная. В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты. Общепринятая форма таблицы — это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма после всех необходимых взысканий , пустая графа для подписи получателя зарплаты. Сроки хранения документов В этой же заранее пустой графе в случае неполучения заработной платы или других выплат сотрудником в установленный для выдачи денежных сумм срок, бухгалтер делает отметку «депонировано».
Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк.
Таким образом, в соответствии с действующим законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Эксперт ГИТ уточняет, что документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а не вошедшие — 5 лет ст. Эксперт ГИТ уточняет, что к группе приказов по личному составу, не входящих в личное дело, относятся приказы: о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику, об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска, о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, о снятии с работника дисциплинарной ответственности, об отстранении от работы, об объявлении выговора и др.
Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам будет составлять 5 лет, если в таких приказах не прописан пункт об оплате такой работы, то есть издается отдельный приказ об оплате работникам, привлекаемым для работы в выходные праздничные дни и сверхурочной работы. Если в приказах о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам упоминается оплата труда работников, то такие приказы должны входить в состав личных дел и храниться 75 лет п. Помимо указанных приказов, работодатель может в локальном акте самостоятельно определить приказы, которые будут являться частью личного дела работника. При включении на основании локального акта в состав личного дела приказов со сроком хранения 5 лет срок их хранения увеличится до 75 лет.
Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении работников и их личные карточки нужно хранить 75 лет, если делопроизводство по ним закончили до 1 января 2003 года. Если позже — 50 лет.